یکی از مهمترین و اصلی‌ترین مسئولیت‌هایی که متوجه مدیران ساختمان‌ها است، جمع آوری شارژ ساختمان و مدیریت مبالغ جمع آوری شده در هزینه‌های جاری یا پیش‌بینی نشده ساختمان است. اینکه مبلغ شارژ هر واحد چه میزان باشد معمولا در جلسات عمومی اعضای ساختمان یا جلسات هیئت مدیره ساختمان با مشورت اعضا تصمیم‌گیری می‌شود. برخی از ساختمان‌ها ممکن است مبلغی را به‌عنوان شارژ ثابت و مبلغی را تحت عنوان شارژ متغیر دریافت کنند. در بعضی از ساختمان‌ها شارژ با توجه به تعداد اعضای هر خانواده و هر واحد مشخص می‌شود و گاهی شارژ را براساس متراژ واحد‌ها تعیین می‌کنند.
به‌طور کلی مکانیزم و الگورتیم تعیین میزان شارژ در ساختمان‌های مختلف متفاوت است. همچنین نحوه هزینه‌کرد شارژ جمع آوری شده معمولا در همان جلسات ذکر شده تصمیم‌گیری می‌شود و این مدیر مسئولیت‌پذیر ساختمان است که مبالغ جمع شده را برای اموری که تمامی اعضا درمور آن‌ها نظر مثبت داشته‌اند هزینه می‌کند. اما آنچه علاوه‌بر مسئولیت جمع آوری این شارژ و هزینه کردن آن این روزها نگران کننده شده است، مبحث مالیات بر تراکنش‌های مالی و مالیات دستگاه های کارتخوان است. اکنون با بررسی برخی قوانین جدید دستگاه های کارتخوان و تراکنش‌های مالی و جزئیات قانون کارت خوان سعی در ارائه راه حل برای مشکلات احتمالی در این خصوص و رفع نگرانی‌های ایجاد شده می‌کنیم.
روش‌های دریافت شارژ و ارتباط آن‌ها با قوانین جدید مالیاتی
معمولا دریافت شارژ توسط مدیر ساختمان به دو روش انجام می‌شود. یا مدیر ساختمان یک شماره حساب (شماره کارت) به اهالی اعلام می‌کند و اعضا مبالغ ماهیانه مربوط به مخارج ساختمان را به این حساب واریز می‌کنند، یا اینکه یک دستگاه کارتخوان متصل به شماره حساب مدیر ساختمان از بانک دریافت می‌شود و اهالی با این دستگاه کارت کشیده و مبلغ شارژ خود را پرداخت می‌کنند. البته روش کارتخوان معمولا در ساختمان‌هایی با تعداد واحد بالاتر مورد استفاده قرار می‌گیرد. در هر حال، این روزها دیگر شاهد پرداخت نقدی شارژ به مدیر ساختمان نیستیم و تراکنش‌های مالی مربوط به پرداخت شارژ‌ها و هزینه‌های انجام شده در ساختمان در حساب شخصی مدیر ساختمان ثبت می‌شود. از آنجا که ساختمان یک شخص حقوقی (شرکت) نیست که بتوان برای آن حساب بانکی مجزا تعریف کرد، درهر صورت تراکنش‌های پرداخت و دریافت هزینه‌های ساختمان با حساب شخصی یکی از اعضا انجام می‌شود. اکنون آنچه باعث نگرانی شده است، قوانین جدید دستگاه های کارتخوان و تراکنش‌های مالی است. برخی مدیران ساختمان با شنیدن اخبار نگران قوانین جدید دستگاه های کارتخوان و تراکنش‌های مالی حساب‌های شخصی و قوانین مالیات دستگاه کارتخوان مربوط به این موضوع هستند.
آیا قوانین جدید دستگاه های کارتخوان و تراکنش‌هایلی دردسر سازند؟
اما آیا این اخبار درمورد قوانین مالیاتی جدید جای نگرانی دارد؟ آیا اخباری که درباره مشکلات قانون جدید کارتخوان برای مدیریت ساختمان به گوش می رسد حقیقت دارد؟ نگرانی ایجاد شده در این مورد به حدی رسیده است که برخی مدیران یا اعضای هیئت مدیره ساختمان‌ها در فکر تاسیس یک شرکت برای ساختمان افتاده‌اند تا بتوانند یک حساب به نام شرکت حقوقی ثبت شده باز کنند و تراکنش‌ها را با این حساب مدیریت کنند. اما به توصیه کارشناسان اینکار اشتباه بسیار بزرگی است که تنها دردسرهای اضافی و بی‌دلیلی مانند تنظیم اظهارنامه مالیاتی و دفاتر مالی و ارسال آن به اداره مالیات را درپی دارد. کارشناسان مالیاتی و متخصصین حقوقی در این زمینه توصیه‌های دیگری دارند. البته پیش از هرچیز بر این مهم تاکید می‌کنند که این قوانین ارتباطی با حساب‌های شخصی با تراکنش‌های جزئی ندارد. حتی اگر این تراکنش‌ها متعدد باشد. زمانی تراکنش‌های در یک حساب اهمیت پیدا می‌کنند که میزان مبالغ وردی و خروجی به یک حساب خیلی بالا و غیرعادی باشد. در غیر این صورت، معمولا مبالغ جزئی شارژ ساختمان مورد پیگیری اداره مالیات قرار نمی‌گیرد. بخصوص که درمورد این مبالغ ورودی و خروجی به این حساب، فاکتوری با کد ملی مالک حساب در سیستم مالی کشور ثبت نمی‌شود. درواقع ورود این مبالغ به حساب مدیر ساختمان و هزینه کرد آن‌ها، به‌عنوان معامله با نام و مشخصات شخصی او در سیستم مالی یکپارچه مالیاتی ثبت نمی‌شود. بنابراین تراکنش‌های صورت گرفته، محلی برای نگرانی نخواهند بود.
برای پیشگیری از عواقب قوانین جدید تراکنش‌های مالی چه کنیم؟
توصیه‌ای که معمولا کارشناسان و متخصصین حقوقی و مالیاتی ارائه می‌کنند، افتتاح یک حساب بانکی به نام چند نفر از اعضای هیئت مدیره ساختمان است. این توصیه برای ساختمان‌هایی که تعداد واحدهای بالایی دارند و مبالغ شارژ دریافتی آن‌ها زیاد است، بسیار مفید بوده و اطمینان بخش است. درواقع این توصیه به‌نوعی جنبه «محکم‌کاری» پیدا می‌کند تا هیچ جای نگرانی برای مدیر ساختمان درخصوص قوانین جدید مالیاتی نباشد. چرا که وقتی یک حساب بانکی به نام چند نفر ثبت شده باشد، حساسیت‌های احتمالی موجود روی آن نیز کاهش می‌یابد و درصورت پیگیری اداره مالیات ارائه توضیحات به اداره نیز ساده‌تر و قابل قبول‌تر خواهد بود. ضمن اینکه احتمال قطع بسته‌های حمایتی دولتی مانند یارانه‌های معیشتی به‌دلیل بالا بودن تراکنش مالی یک فرد کاهش می‌یابد.
برای پیشگیری از عواقب قوانین جدید دستگاه های کارتخوان چه کنیم؟
درمورد قانون جدید دستگاه های کارتخوان و شرایط استفاده از آن‌ها نیز باید گفت، مطابق قوانین جدید، دستگاه‌های بدون کد مالیاتی در سال ۱۴۰۱ جمع‌آوری شده و فاقد اعتبار خواهند شد. این قانون به‌منظور فراهم آمدن امکان پیگیری درآمدهای جاری و غیرقابل ثبت وضع شده است و اینکه تمامی درآمدهای حاصل از کسب و کارهای مختلف در جامعه، مشمول قوانین مالیاتی شوند.
کد مالیاتی که برای افراد مختلف (اشخاص حقیقی و حقوقی) صادر می‌شود، وظایف و تعهداتی را برای افراد تعریف کرده که شرح آن‌ها در سایت سازمان امور مالیاتی کشور کامل آمده است. بنابراین دریافت کد مالیاتی از سوی مدیر ساختمان یا هر یک از اعضای هیئت مدیره ساختمان برای حفظ کارتخوان اکیدا توصیه نمی‌شود. راهکاری که می‌تواند در این بین کارآمد باشد، استفاده از نرم‌افزار آپارتمانا و مدیریت پرداخت‌های از طریق درگاهی که این نرم‌افزار در اختیار ساختمان‌های مختلف قرار می‌دهد است. از طریق این اپلیکشن می‌توان ضمن مدیریت شارژ دریافتی، تراکنش‌ها را نیز ساده‌تر و دقیق‌تر انجام داد.
کلام آخر
درنهایت باید گفت، البته که قانون دستگاه های کارتخوان شرایط را برای دریافت ساده شارژ ساختمان سخت کرده است، اما استفاده از نرم‌افزار آپارتمانا می‌تواند راهکار مناسب و کاربردی باشد که مشکلات ایجاد شده برای مدیریت ساختمان‌ها (به‌خصوص ساختمان‌های پرجمعیت) را به حداقل ممکن می‌رساند.همچنین از طریق افزونه اسمارت پوز آپارتمانا مدیر ساختمان می تواند به راحتی شارژ ساکنین را جمع آوری نماید و همچنین ساکنین میتواننداز طریق کارتخوان هوشمند اقدام به پرداخت بدهی خود نمایند.برای آشنایی بیشتر با افزونه اسمارت پوز بر روی معرفی افزونه جدید آپارتمانا (اسمارت پوز) کلیک کنید.
