با افزایش جمعیت و گسترش زندگی آپارتمان نشینی، مدیریت بسیاری از موارد تبدیل به یک کار دشوار و پردردسر شده است. هر آپارتمان و مجتمع مسکونی برای رسیدگی و اداره‌ی بهتر نیاز به یک یا چند مدیر دارد تا آن‌ها به‌تمامی مسائل مربوط به نظافت، نگهداری و تعمیرات تاسیسات، امنیت ساختمان و … رسیدگی کنند به همین دلیل هیئت مدیره یک یا چند نفر را به عنوان مدیر ساختمان و خزانه دار ساختمان انتخاب می‌کنند تا این افراد به عنوان نماینده و امین ساکنین، تمامی امورات مربوط به ساختمان را مدیریت کنند.
به‌طور کلی ارکان یک ساختمان مسکونی که تعداد واحدهای زیادی دارد به شرح زیر است:
1- مدیر ساختمان
2- خزانه دار ساختمان یا همان حسابدار
3- هیئت مدیره
4- مجمع عمومی یا همان ساکنین
خزانه دار ساختمان چه وظایفی دارد؟
در واقع خزانه دار ساختمان همان حسابدار ساختمان است که وظیفه آن مدیریت و برنامه ریزی برای جمع‌آوری شارژ ماهیانه ساختمان و محاسبات مربوط به آن، بودجه‌بندی دقیق، مدیریت و ثبت تمامی هزینه‌های ساختمان، ارائه رسید و فاکتور هزینه‌ها به ساکنین ساختمان و موارد از این قبیل است. به‌طور کلی تمامی مسائل مالی یک مجتمع مسکونی، توسط خزانه دار ساختمان مورد بررسی قرار می‌گیرد.
همچنین خزانه دار ساختمان باید بتواند، قوانین و مقررات خاصی را برای ساختمان در نظر بگیرد تا حق افرادی که شارژ ماهیانه را به موقع پرداخت می‌کنند در قبال ساکنین که شارژ ماهیانه را تاخیر پرداخت می‌کنند، ضایع نشود به عنوان مثال برای خزانه دار ساختمان می‌تواند به ازای هر روز تاخیر در پرداخت شارژ ساختمان، جریمه‌ای را در نظر بگیرد تا تمامی ساکنین مجبور شوند هزینه‌های ماهانه ساختمان را به موقع پرداخت کنند. البته فراموش نکنید که این قوانین باید توسط مدیر ساختمان مطرح و مدیریت شود.
خزانه دار ساختمان چگونه انتخاب می‌شود؟
خزانه دار ساختمان بر اساس نظر و تصمیم گیری هیئت مدیر ساختمان انتخاب می‌شود تا تمامی مسائل مربوط به امور مالی را به‌دقت انجام دهد. شاید این سوال برایتان پیش آمده باشد که هیئت مدیره چگونه انتخاب می‌شود؟ در جواب به این سوال باید گفت که هیئت مدیره ساختمان، جمعی از مالکین ساختمان هستند که به صورت داوطلب به عنوان هیئت مدیره ساختمان فعالیت می‌کنند. به‌طور معمول تعداد هیئت مدیره ساختمان حدود 5 نفر است که بر اساس تعداد واحدهای مسکونی این عدد متغیر خواهد بود.
شرح وظایف یک خزانه دار ساختمان
1- دریافت شارژ ماهیانه و مدیریت آن
2- ارائه گزارش مربوط به درآمد و هزینه‌های ماهیانه ساختمان به هیئت مدیره و ساکنین ساختمان
3- پرداخت به موقع قبض‌ها و هزینه‌های مربوط به نگهداری ساختمان (سرویس‌های دوره‌ای و تعمیرات آسانسور و تاسیسات)
4- برنامه ریزی برای اعلام کردن میزان دقیق شارژ ماهیانه
5- فراهم کردن یک لیست از تمامی وظایف پیش بینی شده بر اساس مصوبات هیئت مدیره
خزانه دار ساختمان باید بتواند، تمامی هزینه‌های مورد نیاز ساختمان را برای مدیریت یک‌ماهه محاسبه کند و سپس مبلغ کل را تقسیم‌بر تعداد واحد کند و آن را به صورت ماهیانه از ساکنین ساختمان دریافت نماید. البته بهتر است که مبلغ دریافتی را کمی بالاتر از هزینه‌های مربوط به ساختمان در نظر گرفت و باقی مانده مبلغ را در صندوق ساختمان نگهداری کرد تا در صورت رخ داد حوادث غیرقابل پیش بینی از آن استفاده کرد.
کار خزانه دار ساختمان دشوار است؟
مدیریت و رسیدگی به‌تمامی امورات مالی یک مجتمع مسکونی که ساکنین زیادی دارد، کار بسیار دشواری است زیرا خزانه دار ساختمان باید به تنهایی تمامی هزینه‌ها، خرج‌ها، شارژ ساختمان و بسیاری موارد دیگر را مدیریت کند. پیشنهاد ما استفاده از اپلیکیشن آپارتمانا است زیرا با کمک این برنامه میتوانید تمامی حساب‌وکتاب‌های مربوط به ساختمان را مدیریت کنید و هزینه شارژ ساختمان را به صورت آنلاین دریافت نمایید، این موضوع باعث می‌شود تا حد قابل قبولی از دشواری کار خزانه دار کم شود.
تفاوت خزانه دار ساختمان با مدیر ساختمان چیست؟
مدیر ساختمان مسئول رسیدگی به امور کلی ساختمان است که برای مثال می‌توان به برنامه ریزی برای انجام سرویس‌های دوره‌ای مربوط به آسانسور و تاسیسات اشاره کرد. همچنین مدیر ساختمان قوانینی را مشخص می‌کند تا ساکنین ساختمان از آن پیروی کنند تا نظم و آرامش در ساختمان وجود داشته باشد اما خزانه دار صرفا مسئول امورات مالی ساختمان است و وظیفه دیگری ندارد.
البته این نکته را در نظر داشته باشید که یک آپارتمانی که به طول کل دارای 4 طبقه است نیازی به خزانه دار یا هیئت مدیره ندارد و صرفا مدیر ساختمان می‌تواند به راحتی تمامی مسائل را مدیریت کند به همین دلیل در بسیاری از آپارتمان‌هایی که تعداد واحدها و تعداد ساکنین آن کم است از یک مدیر ساختمان برای مدیریت تمامی امور استفاده می‌کنند.
سخن پایانی:
تمامی مسائل مالی یک ساختمان یا مجتمع مسکونی بر عهده خزانه دار ساختمان است و فردی که این مسئولیت را دارد باید تمامی هزینه‌ها، درآمدها، پرداخت به موقع قبض‌ها، دریافت شارژ ماهیانه ساختمان و مواردی از قبیل را مدیریت کند و سپس به صورت ماهیانه گزارش‌های مربوطه را به اعضا هیئت مدیره ارائه دهد. قطعا مدیریت تمامی مسائل مالی یک مجتمعی که ساکنین زیادی دارد کار دشواری است به همین دلیل استفاده از یک اپلیکیشن کاربردی می‌تواند تا حد قابل قبولی بار مسئولیت خزانه دار ساختمان را کم کند. پیشنهاد ما به شما استفاده از اپلیکیشن کاربردی آپارتمانا است.
منظورتون این هست نرم افزار میتونه به ما گزارش دقیقی بده ؟
بله
اون خزانه دار با این همه مسئولیت که بیچاره میشه!!