همگی ما کم و بیش از اختیارات و وظایف مدیر ساختمان آگاهی داریم، البته اکثرا موارد عمومی این وظایف و مسئولیت ها را می شناسیم مانند جمع آوری شارژ و پیگیری امور تاسیساتی و ساختمانی و… .
اما از جزئیات اختیارات قانونی مدیر ساختمان آگاهی لازم را نداریم و شاید هم به همین دلیل است که در برخی موارد در رفع مشکلات ساختمان دچار سر در گمی هستیم.
در این خصوص قانون تملک آپارتمانها و‌ آئین نامه اجرایی آن مصوب ۱۳۴۳ و اصلاحیه بعدی آن، ضوابط و مقررات مرتبط با وظایف، اختیارات و مسئولیت مدیر ساختمان را مشخص نموده است . در ادامه به سراغ اهم وظایف مدیر ساختمان مي رويم.

شرح وظایف مدیر ساختمان چيست

مهمترین وظایف و اختیارات مدیر ساختمان در نرم افزار مدیریت ساختمان طبق قانون از این قرار است:

۱ – حفظ و اداره ساختمان و اجرای تصمیمات مجمع عمومی مالکین

حفظ و اداره ساختمان عنوان کلی وظایف مدیر یا هیات مدیره است، به عبارتی تمام اقدامات مدیر یا مدیران صرفاً جهت حفظ ساختمان از هرگونه آسیب و خرابی و انجام امور جاری مربوط به آن است. مدیر یا مدیران برای اداره امور ساختمان تابع تصمیمات مجمع عمومی مالکین می باشند.

و چنانچه تصمیم مجمع عمومی در مورد یا مواردی خلاف قانون تملک آپارتمانها و آئین نامه اجرایی آن یا خلاف سایر قوانین موضوعه کشوری باشد مدیر یا هیات مدیره تکلیفی به تبعیت از آن ندارد.

۲ – عدم تفویض مدیریت به اشخاص غیر

ماده ۱۹ آئین نامه یاد شده تصریح می‌کند که مدیر ساختمان (یا مدیران) امین شرکاء بوده و نمی توانند فرد دیگری را به جای خود انتخاب نمایند بنابراین هیچ مدیری نمی تواند پس از انتخاب شدن از سوی مجمع عمومی ماموریت محوله خود را به دیگری انتقال دهد.

۳ – بیمه کردن تمام بنا در مقابل آتش سوزی (بسیار مهم)

اصلی‌ترین وظایف مدیر یا هیئت مدیره بیمه کردن ساختمان در برابر آتش‌سوزی است.مدیر یا هیئت مدیره باید به تناسب زیربنا سهم هر واحد از بیمه آتش‌‍سوزی را حساب کرده و کل ساختمان را بیمه کند. اگر حادثه رخ دهد و ساختمان بیمه نشده باشد جبران خسارت مالکین بر عهده مدیر یا هیئت مدیره خواهد بود.

۴ – نحوه تعیین سهم هزینه های مشترک هر یک از مالکین یا استفاده کنندگان

طبق ماده ۴ قانون و ماده ۲۳ آئین نامه، درصورتی که مالکین ترتیب دیگری برای پرداخت هزینه های مشترک پیش بینی نکرده باشند سهم هر یک از واحدها از هزینه های مشترک،با نسبت مساحت قسمت اختصاصی به مجموع مساحت قسمتهای اختصاصی تمام ساختمان «به عبارتی به نسبت به متراژ» می باشد .

همچنین سایر مخارج که ارتباطی به میزان مساحت و زیر بنا ندارد از قبیل هزینه های مربوط به سرایدار، نگهبان، متصدی آسانسور، هزینه نگاهداری تاسیسات، باغبان، تزئینات قسمتهای مشترک و غیره بطور مساوی بین واحدها تقسیم می گردد. بنابر این با توجه به مراتب فوق محاسبه دقیق سهم هر یک از مالکان یا استفاده کنندگان، با مدیر ساختمان است.
لازم به ذکر است که برای جلوگیری از معوق ماندن امور مربوط به ساختمان، ‌هر شخصی اعم از مالک یا مستاجر یا استفاده کننده، در قبال پرداخت هزینه های مشترک ساختمان مسئول می باشند.

۵ – رسیدگی به اعتراض هر یک از شرکاء

به موجب ماده ۲۴ آئین نامه اجرائی، هر یک از شرکاء که در مورد سهم یا میزان هزینه مربوط به سهم خود معترض باشد می تواند به مدیر یا مدیران مراجعه و تقاضای رسیدگی نسبت به موضوع را بنماید . بنابراین یکی از وظایف مدیر ساختمان رسیدگی به اعتراض مالک یا مالکان می باشد، البته ممکن است که اعتراض مالک منطقی نباشد ولی رسیدگی به اعتراض او بهر حال وظیفه مدیر ساختمان بوده و درصورت عدم رسیدگی مدیر به اعتراض شرکاء، آنان می توانند به مراجع قضایی مراجعه نمایند.

۶ – رویت و بررسی وکالتنامه نماینده مالکین

طبق ماده ۹ آئین‌نامه، نماینده هر مالک باید قبل از تشکیل جلسه مجمع عمومی، وکالتنامه معتبر خود را به مدیر یا مدیران ارائه کند.

۷ – نگهداری صورت جلسات مجامع عمومی ساختمان

طبق ماده ۱۲ آئین‌نامه، مدیر یا مدیران باید همه تصمیمات مجمع عمومی شرکاء را در صورتجلسه ثبت و نگهداری کنند. بنابراین تمامی صورت جلسات مجامع عمومی باید حفظ و در مواقع لزوم به مبادی ذیربط ارائه و استناد شود.

۸ – اطلاع رسانی تصمیمات گرفته شده مجامع عمومی به شرکاء غایب و وزارت مسکن و شهرسازی

پس از ارسال دعوتنامه به مالکین برای حضور در جلسه مجمع عمومی، ممکن است همه نتوانند یا نخواهند در جلسه (عادی یا فوق‌العاده) شرکت کنند. اگر جلسه با حضور اکثریت مالکین برگزار شود، تصمیمات آن‌ها برای همه، از جمله مالکان غایب، الزام‌آور است. مدیر یا مدیران ساختمان موظف‌اند ظرف ده روز این تصمیمات را به شرکاء غایب و وزارت مسکن و شهرسازی اطلاع دهند.

۹ – وظایف مدیر ساختمان در قبال شارژ ساختمان

اگر مالک یا ساکن ساختمان از پرداخت سهم شارژ خود امتناع کند، مدیر می‌تواند با ارسال اظهارنامه، مبلغ بدهی و صورت‌ریز آن را مطالبه کند. اظهارنامه، سند رسمی برای مطالبه حق اهالی ساختمان است و مدیر نمی‌تواند به صورت شفاهی، نامه معمولی یا نصب آگهی روی تابلو اعلانات اقدام کند، زیرا این روش‌ها در مراجع قضایی و ثبتی قابل قبول نیستند. مدیر موظف است اظهارنامه را روی فرم‌های مخصوص دادگاه تنظیم و امضا کند. سپس اظهارنامه را به دفتر دادگاه تحویل داده و پس از ثبت، مامور آن را به بدهکار ابلاغ می‌کند.

۱۰ – خودداری از دادن خدمات مشترک به مالکین یا استفاده کنندگان بدهکار

ماده ۱۰ قانون تملک آپارتمان‌ها به مدیر ساختمان اجازه می‌دهد پس از ارسال اظهارنامه به مالکین یا ساکنین بدهکار، خدمات مشترک را به آن‌ها قطع کند. اگر مالک یا استفاده‌کننده ظرف ده روز پس از دریافت اظهارنامه بدهی خود را نپردازد، مدیران می‌توانند با توجه به امکانات، خدماتی مانند شوفاژ، تهویه مطبوع، آب گرم (نه آب سرد)، برق و گاز را قطع کنند تا بدهکار مجبور به پرداخت شود.

11 – طرح دعوی در مراجع قضائی جهت وصول مطالبات ساختمان

۱۲ – دادن گواهی مربوط به تسویه حساب هزینه های مشترک ساختمان

بر اساس ماده ۱۲ قانون تملک آپارتمان‌ها، دفاتر اسناد رسمی هنگام تنظیم هر نوع سند انتقال، اجاره، رهن، صلح یا هبه، باید از مالک یا قائم‌مقام او گواهی تسویه‌حساب هزینه‌های مشترک را مطالبه کنند. مدیر یا مدیران ساختمان این گواهی را پس از تأیید تسویه‌حساب صادر می‌کنند. مالکانی که قصد انتقال آپارتمان خود را دارند، باید این گواهی را به دفترخانه ارائه دهند تا بتوانند سند انتقال را تنظیم کنند.

۱۳ – درخواست کارشناسان ماده ۱۳ از وزارت مسکن و شهرسازی

برخی اعضای ساختمان معتقدند عمر مفید ساختمان به پایان رسیده و فرسودگی ممکن است خطر مالی و جانی ایجاد کند. به همین دلیل، آن‌ها درخواست تجدید بنا می‌کنند.

اما تعدادی از ساکنان با این درخواست مخالف‌اند. در این شرایط، مدیر ساختمان باید از وزارت مسکن و شهرسازی بخواهد سه نفر کارشناس رسمی دادگستری را ارسال کند تا موضوع را بررسی کنند. نظر کارشناسان قطعی و نهایی خواهد بود.

۱۴ – اقدام به بازسازی تمام مجموعه ساختمان پس از تصویب مجمع عمومی

اگر مجمع عمومی مالکان با اکثریت آراء تصمیم به بازسازی مجموعه ساختمان بگیرد، مدیر یا مدیران مسئول اجرای این مصوبه خواهند بود. مدیر ساختمان به نمایندگی از مالکین موظف است اقدامات لازم را پیگیری کند.

۱۵ – درخواست تخلیه واحدهای خود داری کننده از همکاری در امر بازسازی ساختمان

تبصره ۲ ماده ۱۳ تصریح دارد چنانچه مالكی از همكاري خودداري كند و اقدام به تخليه واحد متعلق به خود به منظور تجديد بنا نكند،  مدير يا مديران مجموعه،می توانند از دستگاه قضایی جهت تخلیه واحد مذکور اقدام نمایند.

لذا يكي ديگر از وظايف مدير يا مديران درخواست تخليه واحدي است كه مالك آن از همكاري جهت تجديد بناي ساختمان يا الزام به تخليه واحد خود، امتناع مي ورزند.

اين موارد وظایف مدیر ساختمان مسکونی و تجاري و وظایف مدیر برج مسکونی نيز قابل اجرا است.

* البته باید پیش از آن سایر مالکان برای فرد مذکور مسکن مناسب را تامین کرده باشند.