نرم‌افزار حرفه‌ای مدیریت ساختمان و خصوصیات آن

مدیریت ساختمان کاری سخت، زمان‌بر و چالش‌برانگیز است. مدیر ساختمان باید در کنار زندگی شخصی و شغلی خود، مسئولیت اداره یک مجموعه را بر عهده بگیرد. این مسئولیت شامل برنامه‌ریزی برای تعمیرات، نظافت، بیمه، تأسیسات، نگهبانی و مدیریت هزینه‌ها است. از طرفی عملکرد مدیر همواره زیر نظر ساکنین قرار دارد. در بسیاری از موارد، برخی افراد شیوه مدیریت را نقد می‌کنند و همین موضوع فشار کاری را افزایش می‌دهد. در این مطلب قصد داریم راهکاری کاربردی برای مدیریت اصولی ساختمان معرفی کنیم.

وظایف اصلی مدیر ساختمان چیست؟

مدیریت امور جاری و تصمیم‌گیری درباره مسائل ساختمان بر عهده مدیر است. البته این تصمیم‌گیری‌ها باید مطابق قوانین و با در نظر گرفتن حقوق ساکنین انجام شود. مدیر ساختمان موظف است در بازه‌های زمانی مشخص، گزارش شفافی از هزینه‌ها و اقدامات انجام‌شده ارائه دهد.

 مهم‌ترین وظایف مدیر ساختمان شامل موارد زیر است:

• بیمه کردن ساختمان در برابر حوادثی مانند آتش‌سوزی و زلزله

• رسیدگی به تعمیر بخش‌های فرسوده و آسیب‌دیده ساختمان

• محاسبه هزینه‌ها و تعیین سهم هر واحد

• اعلام و جمع‌آوری منظم شارژ ساختمان

• تنظیم قوانین با مشورت مالکان و اطلاع‌رسانی به ساکنین

• اجرای تصمیمات مجمع و حفظ نظم ساختمان

• رسیدگی به درخواست‌ها و اعتراضات ساکنان

اشتباهات رایج در مدیریت ساختمان

هرگونه سهل‌انگاری در انجام وظایف می‌تواند به نارضایتی ساکنین و حتی پیگیری قانونی منجر شود. یکی از اشتباهات رایج، نبود شفافیت مالی است. اگر ساکنین ندانند شارژ پرداختی آن‌ها چگونه هزینه می‌شود، ممکن است از پرداخت به‌موقع خودداری کنند. این مسئله باعث ایجاد تنش بین مدیر و اهالی ساختمان می‌شود و روند مدیریت را با مشکل مواجه می‌کند.

چالش اصلی مدیران ساختمان

طبق بررسی‌های انجام‌شده توسط تیم تحقیق و توسعه آپارتمانا، مشخص شد مدیران زمان زیادی را صرف اعلام و جمع‌آوری شارژ می‌کنند. این درگیری بیش از حد با امور روزمره باعث اتلاف انرژی و کمبود وقت می‌شود. در نتیجه، مدیر فرصت رسیدگی به مسائل مهم‌تر ساختمان را از دست می‌دهد و کیفیت مدیریت کاهش پیدا می‌کند.

اشتباهات مهلک ناشی از مدیریت نادرست

درگیری بیش از حد با مسائل جاری، مدیران را از وظایف حیاتی غافل می‌کند. از مهم‌ترین این اشتباهات می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

1. نداشتن صورت‌جلسه رسمی ساختمان

2. نداشتن بیمه مسئولیت مدیر ساختمان

3. نداشتن بیمه آتش‌سوزی

4. نبود قرارداد سرویس و نگهداری آسانسور

5. نداشتن بیمه آسانسور

راهکار مدیریت اصولی ساختمان

برای جلوگیری از سوءبرداشت، اتلاف وقت و نبود شفافیت مالی، راهکارهای مختلفی پیشنهاد شده است. یکی از بهترین راه‌حل‌ها استفاده از یک نرم‌افزار جامع مدیریت ساختمان است. این نرم‌افزارها نقش یک دستیار هوشمند را ایفا می‌کنند و انجام امور مالی و مدیریتی را ساده‌تر می‌سازند.

نرم‌افزار مدیریت ساختمان چه خصوصیاتی باید داشته باشد؟

هر نرم‌افزاری که با عنوان مدیریت ساختمان عرضه می‌شود، لزوماً کارآمد نیست. یک نرم‌افزار مناسب باید ویژگی‌های مشخصی داشته باشد تا پاسخ‌گوی نیاز مدیران و ساکنین باشد.

کاربری آسان

محیط نرم‌افزار باید ساده و قابل فهم باشد تا همه کاربران بتوانند به‌راحتی از آن استفاده کنند.

ثبت هزینه‌ها و محاسبه شارژ

مدیر باید بتواند هزینه‌ها را در هر زمان ثبت کند. نرم‌افزار باید شارژ هر واحد را به‌صورت خودکار محاسبه کند.

نمایش صورتحساب

امکان مشاهده صورتحساب باعث افزایش شفافیت مالی و اعتماد ساکنین می‌شود.

پرداخت آنلاین

پرداخت شارژ از طریق تلفن همراه یا وب باید به‌سادگی امکان‌پذیر باشد.

اطلاع‌رسانی

ارسال پیام‌ها، گزارش‌ها و اطلاعیه‌ها از طریق پیامک یا تابلو اعلانات دیجیتال ضروری است.

گزارش‌های مدیریتی

ساکنین و مدیر باید به گزارش‌هایی مانند بیلان مالی، بدهکاری‌ها و گردش صندوق دسترسی داشته باشند.

امنیت اطلاعات

نرم‌افزار باید از اطلاعات مالی و شخصی کاربران به‌صورت کامل محافظت کند.

پشتیبانی از پلتفرم‌های مختلف

امکان استفاده در اندروید، iOS و نسخه وب یک مزیت مهم است.

مقرون‌به‌صرفه بودن

هزینه استفاده از نرم‌افزار نباید فشار مالی به ساختمان‌ها وارد کند.

جمع بندی

در این مطلب با ویژگی‌های یک نرم‌افزار حرفه‌ای مدیریت ساختمان آشنا شدیم. یکی از گزینه‌های کارآمد در این حوزه، نرم‌افزار «آپارتمانا» است. این نرم‌افزار به‌صورت آزمایشی و رایگان در دسترس قرار دارد. ساختمان‌های دارای حداکثر چهار واحد می‌توانند به‌صورت کاملاً رایگان از آن استفاده کنند. سایر ساختمان‌ها نیز با پرداخت اشتراک سالانه امکان بهره‌مندی از خدمات را دارند. با استفاده از آپارتمانا، شفافیت مالی و نظم مدیریتی در ساختمان به‌سادگی قابل دستیابی است.

ویدئو معرفی آپارتمانا:

شما می توانید برای دانلود نرم افزار آپارتمانا اینجا کلیک کنید.