مدیریت ساختمان کاری سخت، وقت‌گیر و چالش‌برانگیز است. شما مجبورید در کنار زندگی شخصی و حرفه‌ای خود، مسئولیت اداره یک ساختمان را با تمام دشواری‌هایش بپذیرید. وظایف شما شامل برنامه‌ریزی بابت امور مرتبط با تعمیرات، نظافت، بیمه، تأسیسات، باغبانی، نگهبانی، تنظیم صورت‌حساب‌ها، ارائه گزارشات و … می‌شود. از طرفی عملکرد شما به طور مداوم زیر نظر اهالی ساختمان قرار دارد و نکته غم‌انگیز ماجرا این جا است که همواره منتقدینی در میان ساکنین هستند که شیوه‌های مدیریتی شما را زیر سؤال ببرند. در این مطلب قصد داریم روشی را به شما معرفی کنیم که تمامی بایدها و نبایدهای مدیریت ساختمان را در بر می‌گیرد. بنابراین از شما دعوت می‌کنیم تا پایان این مطلب با ما همراه باشید.
وظایف اصلی مدیر ساختمان چیست؟
وظیفه اداره امور و تصمیم‌گیری در مورد مسائل جاری ساختمان مستقیما بر عهده مدیر ساختمان قرار دارد؛ اما از آن جا که بر اساس قوانین، ساکنین هر واحد باید سهم خود را در مخارج عمومی ساختمان پرداخت کنند، مدیر یک ساختمان نمی‌تواند کاملا مختارانه در خصوص مسائل تصمیم بگیرد و لازم است در بازه زمانی‌های مشخص، جزئیات امور را به اهالی ساختمان گزارش دهد. موارد زیر از وظایفی است که مدیر ساختمان بر عهده دارد:
- بیمه کردن ساختمان در زمینه‌های مختلف اعم از آتش‌سوزی، زلزله و …
- تعمیر بخش‌های آسیب‌دیده و فرسوده بنا و حفاظت از آن
- انجام محاسبات و تعیین سهم هر واحد از هزینه‌های جاری ساختمان
- اعلام و جمع‌آوری شارژ هر واحد به طور پیوسته
- تنظیم قوانین از طریق مشورت با مالکان و اطلاع‌رسانی به اهالی ساختمان
- حفظ و اداره ی ساختمان و اجرای تصمیمات مجمع
- رسیدگی به درخواست ها و اعتراضات ساکنان
اشتباهات رایج در مدیریت ساختمان
تخلف از وظایف و بروز هرگونه اختلال در امور ساختمان می‌تواند به شکایت اهالی از مدیر و حتی محکومیت قانونی او منجر شود. یکی از اشتباهات رایج در مدیریت ساختمان عدم شفاف‌سازی در خصوص اقدامات صورت‌گرفته و نحوه برنامه‌ریزی برای شارژ پرداخت‌شده توسط ساکنین ساختمان است. همچنین بسیاری از اهالی ممکن است از نحوه محاسبه سهم شارژ هر واحد بی‌اطلاع باشند و از پرداخت به‌موقع آن خودداری کنند. چنین اقداماتی می‌تواند اثرات منفی بر ارتباط متقابل مدیر و اهالی ساختمان داشته باشد و در نهایت کار مدیریت را با چالش‌های جدی روبرو سازد.
طبق بررسی های انجام شده توسط تیم تحقیق و توسعه آپارتمانا ، این موضوع روشن شد که درگیری بیش از حد مدیران برای موضوعاتی همچون اعلام و جمع آوری شارژ ماهانه و اطلاع رسانی ها سبب شده تا آنها دچار اتلاف انرژی و کمبود وقت شده و در نهایت از پیگیری امور اساسی ساختمان باز مانند .
از اشتباهات مهلکی که مدیر ساختمان بدلیل درگیری بیش از حد با مسائل جاری ساختمان مرتکب می شود میتوان به گزینه های زیر اشاره کرد:
1- نداشتن صورت جلسه ساختمان
2- نداشتن بیمه مدیر ساختمان
3- نداشتن بیمه آتش سوزی
4- نداشتن قرار تعمیر و نگهداری از آسانسور
5- نداشتن بیمه آسانسور
به‌منظور جلوگیری از بروز هرگونه سوءبرداشت، اتلاف وقت و انرژی مدیر (و کادر مدیریت ) و عدم شفافیت‌های مالی راه‌های مختلفی پیشنهاد شده است. یکی از این راه‌ها استفاده از نرم‌افزاری جامع در زمینه مدیریت ساختمان است که به تسهیل و تسریع امور جاری آپارتمان‌ها می‌پردازد. در واقع مدیران ساختمان‌ها، برای این که کلیه وظایف خود را به نحو احسن انجام دهند، نیاز دارند از یک دستیار هوشمند با قابلیت‌های منحصربه‌فرد استفاده کنند.
نرم‌افزار مدیریت ساختمان چه خصوصیاتی باید داشته باشد؟
نرم‌افزاری که در مدیریت جنبه‌های مختلف ساختمان از آن استفاده می‌کنید باید از ویژگی‌های خاصی برخوردار باشد. در واقع هر نرم‌افزاری که با این عنوان وجود دارد، نمی‌تواند پاسخگوی نیازهای یک مدیر ساختمان باشد و چه بسا استفاده از آن چالش‌های دیگری هم پیش روی شما قرار دهد. در این بخش به خصوصیاتی که یک نرم‌افزار مدیریت ساختمان باید داشته باشد، اشاره می‌کنیم.
کاربری آسان
محیط نرم‌افزار باید به گونه‌ای طراحی شده باشد که تمامی کاربرانی که از اقشار مختلف جامعه هستند، بتوانند به راحتی از آن استفاده کنند.
ثبت هزینه‌ها و محاسبه شارژ
مدیر ساختمان باید بتواند در هر مکان و زمانی، کوچکترین هزینه‌ها را در نرم‌افزار ثبت نماید. با ورود اطلاعات موردنیاز همچون تعداد واحدها، متراژ هر واحد و … نرم‌افزار به طور خودکار سهم شارژ هر واحد را محاسبه و اعلام می‌کند.
نمایش صورتحساب
قابلیت مشاهده صورتحساب توسط ساکنین سبب افزایش شفافیت در امور مالی و اعتماد متقابل خواهد شد.
قابلیت پرداخت آنلاین
یک نرم‌افزار کارامد باید شرایط پرداخت آنلاین را از طریق تلفن همراه برای کاربران فراهم کند.
اطلاع‌رسانی
کلیه گزارشات باید در هر مکانی توسط پیامک یا یک تابلو اعلانات مجازی، به اهالی اعلام شود و به منظور سهولت در نظرسنجی‌ها، کاربران باید بتوانند به واسطه نرم‌افزار نظرات خود را اعلام کنند.
ارائه تمامی گزارشات
اهالی ساختمان باید بتوانند مواردی همچون صورتحساب واحدها، بدهکاری‌ها، بیلان ساختمان و گردش صندوق را در هر لحظه و مکانی مشاهده کنند.
امنیت بالا
از آن جا نرم‌افزار حاوی تمامی گزارشات، اطلاعات مالی و مشخصات اهالی (مثل شماره تماس) است، باید از امنیت قوی در برابر هرگونه نفوذ، از دست رفتن یا سرقت اطلاعات برخوردار باشد.
پشتیبانی از پلتفرم‌های رایج
یکی از خصوصیات مهم نرم‌افزار مدیریت ساختمان، قابلیت نصب و اجرا در همه دستگاه‌ها و پلتفرم‌های رایج (اندروید، iOS و وب) است.
مقرون‌به‌صرفه بودن
یک نرم‌افزار کارامد ضمن برخورداری از کلیه ویژگی‌های گفته‌شده، نباید هزینه بالایی بر آپارتمان‌ها تحمیل کند و استفاده از آن برای هر ساختمانی مقرون‌به‌صرفه باشد.
جمع بندی
در این مطلب با خصوصیات اصلی که یک نرم‌افزار مدیریت ساختمان باید داشته باشد، آشنا شدیم. یکی از نرم‌افزارهای کارامد در عرصه مدیریت ساختمان «آپارتمانا» است که هم‌اکنون میتوانید به صورت آزمایشی و کاملا رایگان آن را نصب نموده و از خدمات منحصربه‌فردی که دارد، آگاه شوید. آپارتمانا برای ساختمان‌هایی که حداکثر 4 واحد دارند کاملا رایگان بوده و برای سایر ساختمان‌ها با پرداخت مبلغی به عنوان حق اشتراک سالانه قابل استفاده است. با عضویت در آپارتمانا و بهره‌گیری از خدماتی همچون محاسبات دقیق، اطلاع‌رسانی به‌موقع و ارائه گزارشات لحظه‌ای به ساکنان، میتوانید به اهدافی همچون شفافیت مالی و برقراری نظم و هماهنگی در ساختمان خود جامه‌ی عمل بپوشانید.
