نکاتی در مورد نوشتن صورتجلسه ساختمان

همان‌طور که می‌دانید در تمام ساختمان‌های مسکونی هر چند وقت یک بار جلساتی برگزار می‌شود که تمام مدیران و اعضای ساختمان در آن حضور دارند. در این جلسات عموما درباره مسائل مهم ساختمان با یکدیگر مشورت می‌کنند و تصمیم‌هایی را در آن زمینه می‌گیرند.

در واقع نتیجه نهایی صحبت‌های مدیران ساختمان روی صفحه کاغذ نوشته می‌شود که به آن صورتجلسه نیز می‌گویند. صورتجلسه برای ساختمان‌های مسکونی بسیار اهمیت دارد، زیرا موارد مطرح شده در آن می‌توانند شرایط ساختمان را بهبود ببخشند و کارهای مربوط به آن نیز بهتر پیش می‌روند.

وظیفه مدیر ساختمان نیز این است که تمام تصمیم‌گیری‌ها و تغییرات را در متن صورتجلسه ساختمان بنویسد تا چیزی از قلم نیافتد و امور ساختمان براساس آن انجام شود.

در ادامه قصد داریم تا به‌طور کامل درباره نوشتن صورتجلسه ساختمان صحبت کنیم. در صورتی که شما نیز از مدیران ساختمان مسکونی خود هستید، می‌توانید برای آشنایی با نوشتن صورتجلسه با ما همراه شوید.

مدیران ساختمان و وظیفه آن‌ها

برای انتخاب مدیر ساختمان باید بدانید که تعداد افراد هیئت مدیره فرد است، زیرا در هنگام تصمیم‌گیری‌ها باید رای اکثریت پذیرفته شود. در زمان‌هایی که یکی از این اعضا به هر دلیل نتوانست به مسئولیت خود ادامه دهد، باید به‌سرعت جلسه‌ای تشکیل شود و جایگزینی برای ایشان انتخاب کنند.

از جمله وظایف مدیر ساختمان می‌توان به موارد زیر اشاره کرد.

الف: تنظیم صورتجلسه ساختمان

ب: بیمه ساختمان

ج: حفاظت از آپارتمان

د: تعیین کردن مقدار شارژ ماهانه و گرفتن آن از ساکنان

ه: گرفتن شارژهای به‌تاخیر افتاده

و: رسیدگی کردن به کارهای تاسیساتی ساختمان

مواردی برای نوشتن صورتجلسه ساختمان

همان‌طور که در بالا اشاره کردیم برای تمام تصمیم‌هایی که در جلسه مدیران ساختمان گرفته می‌شوند باید صورتجلسه‌ای نوشت. در ادامه به توضیح این موارد می‌پردازیم.

تعیین افراد و سمت ها

در صورتجلسه های ابتدایی ساختمان تعیین سمت های مورد نیاز مختلف ساختمان و همچنین منصوب کردن افراد موردنظر در این سمت ها از الویت بالایی برخوردار است. سمت هایی همچون مدیر اجرایی ، مدیر مالی ، رئیس هیئت مدیره ، رئیس جلسه می باید تعیین شود و همچنین می توانید برای هر یک از آنها حدود اختیارات و وظایف تعیین نمایید.

به عنوان مثال مدیر اجرایی برای انجام هزینه های بالای ۵ میلیون تومان می باید تایید مدیر مالی را از قبل دریافت نماید

همچنین می بایستس میزان حقوق و مزایای دریافتی که برای هر یک از این افراد مدنظر اعضا هیئت‌مدیره می‌باشد ، در مصوبات صورتجلسه ، ذکر شود

بیمه ساختمان

بیمه یکی از مسائل مهمی است که مدیران ساختمان در جلسات خود راجع به آن بحث و گفت‌وگو می‌کنند. برای نوشتن صورتجلسه ساختمان، بیمه یکی از موارد مهم است. زیرا می‌تواند از به‌وجود آمدن حوادث ناگهانی در آینده جلوگیری کند.

علاوه بر این، مدیران بعدی ساختمان نیز می‌توانند با مراجعه به متن صورتجلسه ساختمان‌ در گذشته متوجه شوند که این ساختمان بیمه شده است. بنابراین می‌توان گفت بیان این مساله در صورتجلسه باعث بهبود اوضاع ساختمان خواهد شد.

نگهداری و حفاظت از ساختمان

حفاظت از ساختمان یکی از وظایف اصلی مدیران مجتمع مسکونی است. بنابراین در تمام جلسات درباره اقداماتی صحبت خواهد شد که برای حفاظت و نگهداری از ساختمان ضروری هستند.

به‌همین علت لازم است تا یکی از اعضای مدیران برای نوشتن صورتجلسه ساختمان اقدام کند و تمام مواردی را که درباره آن‌ها تصمیم‌گیری شده است، در صورتجلسه بنویسد.

البته باید گفت نوشتن این توافق‌های جمعی به‌تنهایی کافی نیست و باید به اجرا در بیایند، چون این اقدامات می‌توانند باعث افزایش عمر ساختمان شوند و ظاهر و نمای آن را نیز حفظ کنند.

در صورتی که در نگهداری از ساختمان کوتاهی شود، ساکنان آن در آینده متحمل هزینه‌های بسیار زیادی خواهند شد. به‌همین علت نوشتن صورتجلسه و اقدام به آن اهمیت بسیار زیادی دارد.

شارژ ماهانه

از آن‌جایی که هر ساختمان به هزینه نیاز دارد، در نتیجه مدیران وظیفه دارند تا مبلغی را به‌عنوان شارژ ماهانه تعیین کنند و هر واحد نیز موظف به پرداخت این هزینه است. در واقع می‌توان گفت این مبلغ در ازای گرفتن خدمات از ساختمان پرداخت می‌شود.

از جمله این خدمات می‌توان به حقوق افرادی که برای مجتمع کار می‌کنند، بخش مشترک ساختمان که همه در آن سهیم هستند و موارد دیگر مانند نظافت محل اشاره کرد.

میزان شارژ ماهانه در زمان نوشتن صورتجلسه ساختمان ذکر می‌شود و ساکنان موظف هستند براساس صورتجلسه هزینه خود را بپردازند.

علاوه بر این مدیران جدید در آینده نیز می‌توانند با استناد به صورتجلسه‌های قبلی از شارژ ماهانه مطلع شوند و یا توجه به تورم برای سال جاری مبلغ جدیدی را تعیین کنند.

نحوه دریافت شارژهای عقب افتاده و تعیین جریمه دیرکرد

همان‌طور که گفتیم مدیران ساختمان وظیفه دارند تا برای رفع نیازهای ساختمان مبلغی را به‌عنوان شارژ مشخص کنند. حال در این زمان ممکن است برخی از ساکنان ساختمان در پرداخت شارژ‌های خود کوتاهی کرده و آن را نپردازند.

تحت چنین شرایطی مدیران ساختمان وظیفه دارند تا در جلسات خود درباره این افراد به گفتگو بپردازند و نتیجه نهایی را برای تصمیم‌گیری با نوشتن صورتجلسه ساختمان قطعی کنند.

همچنین یکی از مصوباتی که می تواند به عنوان یک اهرم بازدارنده از بدحسابی اهالی ساختمان باشد ، تعیین جریمه دیرکرد و نحوه ی محاسبه‌ی آن می باشد

(البته توجه داشته باشید که حتما تمامی اهالی ساختمان را می باید از مصوبات در خصوص تعیین میزان و نحوه‌ی محاسبه جریمه مطلع نمایید)

شما در نرم‌افزار مدیریت ساختمان آپارتمانا قادر هستید تا برای شارژ های اعلامی ، جریمه دیرکرد تعیین نمایید.

در مواردی که هر یک از اهالی ساختمان هزینه خود را پرداخت نکردند، مدیر ساختمان می‌تواند از طریق مراجع قضایی برای دریافت این مبالغ اقدامات لازم را انجام دهد.

رسیدگی به امور تاسیساتی ساختمان

تاسیسات-ساختمان

در جلساتی که توسط مدیران ساختمان انجام می‌شود، درباره تعمیراتی که ساختمان به آن‌ها نیاز دارد نیز صحبت خواهد شد. از جمله موارد تاسیساتی که به تعمیر نیاز دارند می‌توان به آسانسور، ایزوگام، سیستم گرمایش و سرمایش و موارد مشابه اشاره کرد.

مدیران ساختمان با نوشتن صورتجلسه ساختمان و ذکر تعمیرات مورد نیاز می‌توانند زمانی را برای تعمیر در نظر بگیرند و براساس صورتجلسه اقدام به عمل کنند.

صورتجلسه ساختمان و تنظیم آن

هیئت مدیره ساختمان وظیفه دارد تا تمام تصمیم‌های خود را با نوشتن صورتجلسه ساختمان قطعی کند. علاوه بر این، صورتجلسه‌ها باید در مکانی مطمئن نگهداری شوند تا در آینده مورد استفاده دیگر مدیران قرار بگیرند.

نمونه فایل صورتجلسه ساختمان

ما در تیم آپارتمانا در راستای رسالت خود در خصوص نظم بخشیدن به فرآیند مدیریت ساختمان ، نمونه فایلی را در خصوص مکتوب و بایگانی نمودن صورتجلسه های هیئت مدیره ساختمان تنظیم و منتشر نموده ایم .شما می توانید از لینک مقابل اقدام به دریافت فایل خام صورتجلسه ساختمان نمایید

چگونه فایل صورتجلسه ساختمان را تنظیم کنیم ؟

جهت آشنایی بیشتر رئیس جلسه با چگونگی تنظیم یک صورتجلسه ساختمان ، یک نمونه فایل صورتجلسه تکمیل شده نیز در لینک روبرو قرار گرفته است.

 

بسیاری از افراد که به‌تازگی مسئولیت مدیریت ساختمان را به‌عهده گرفته‌اند، نمی‌دانند که باید کار خود را از کجا آغاز کنند. این افراد می‌توانند با نصب برنامه آپارتمانا روی تلفن همراه خود نحوه مدیریت ساختمان را یاد بگیرند و این کار را برای خود آسان کنند.

اپلیکیشن آپارتمانا برنامه‌ای کاربردی است که مدیر ساختمان با استفاده از آن می‌تواند شارژهای ساختمان را سامان‌دهی کند.

علاوه بر این تمام اطلاعات وارد شده در این برنامه در فضای ابری ذخیره خواهند شد و ساکنان می‌توانند به‌صورت شفاف از پرداخت‌ها مطلع شوند تا هیچ ابهامی درباره شارژ ساختمان به‌وجود نیاید.

دیدگاه‌ خود را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

اسکرول به بالا